Los negocios viven y respiran por email. Ya no es atípico trabajar habitualmente con personas que no se conoce y que las interacciones se lleven a cabo totalmente mediante llamadas y correo electrónico.
Guste o no esta realidad está aquí para quedarse, y la forma en que se escribe un email habla del profesionalismo, de la credibilidad y de la imagen. E incluso, por extensión representa a la compañía o lugar de trabajo, asegura la agencia Reuters.
¿Formal o coloquial?
La formalidad solía darse por sentado en la correspondencia empresarial, pero ya no.
La idea es seguir el mismo estilo que uno impondría en un vínculo cara a cara.
Si se dice José no habría que usar el "Sr." sino directamente el nombre de pila.
Saludos: hola y adiós
Muchos emails tienen sólo unas pocas líneas como mucho, pero aún así merecen la pena un saludo y una despedida.
"Querido" sigue siendo habitual pero solo para relaciones afectuosas y cercanas.
"Hola" es profesional y amistoso.
Hay multitud de opciones para las despedidas. Pero ante la duda siempre cae bien un "Atentamente" o "Saludos" son una apuesta segura. Otras opciones son "Saludos cordiales", "Un cordial saludo", "Gracias" o "Muchas gracias". Más informales son "Cuídese" y "Hablamos pronto".
Cuando la cadena de correos se profundiza, es conveniente abandonar los saludos, ya que el tono es ahora el de una conversación recíproca.
Emoticones: abstenerse
A menos que esté totalmente seguro de que un emoticón será bien recibido, evite usarlos. Ante unos ojos poco comprensivos, o simplemente para alguien que uno no conoce bien, parece algo desubicado para el clima de comunicaciones de negocios.
Cierres adecuados
Las firmas de empresa pueden ser útiles, especialmente cuando contienen las vías alternativas de contacto: dirección de correo electrónico, números de teléfono, móvil o fax, y quizás, una página web. Con estas firmas se corre el riesgo de que se conviertan en anclas pesadas si incluyen demasiados links promocionales, páginas web o invitaciones sociales a redes.
Y ojo, abstenerse de las "citas de inspiración" para las cuentas personales de email.
Una revisada final
Siempre es conveniente pegar una revisada final antes de enviar un email. Tampoco hay que confiarse mucho en los correctores de ortografía y gramática.
La atención que se presta a la redacción de un mensaje dice algo que va más allá de las palabras que aparecen en la pantalla. Habla de su imagen profesional y de su atención a los detalles.
Desde el móvil
Es bueno usar el mensaje predeterminado "Enviado desde mi Sony Xperia Sola/Iphone 4S, etc".
Pero conviene abstenerse de usar la siguiente variación "Por favor, disculpe cualquier error en este mensaje. Fue enviado desde mi iPhone/BlackBerry". El hecho de que estos dispositivos son móviles supone que los mensajes a menudo se escriben sobre la marcha, y los teclados pequeños y las herramientas que anticipan los textos no ayudan.
No obstante, ¿por qué llamar la atención sobre el hecho de que debido al dispositivo no merecía la pena releer el mensaje?. Y peor aún, si no había errores, da por hecho que a menudo los hay.
Tiempo de diálogo directo
Llega un momento en el que las respuestas o los reenvíos no serán suficientes. Si la conversación se está deteriorando, levante el teléfono o convoque una reunión personal.
La experiencia ha demostrado que podemos hacer una interpretación negativa de las palabras de los demás cuando no tenemos su tono de voz o su lenguaje corporal para aclararlas.
